서울--(뉴스와이어)--워크숍을 한 번 치르고 나면 기업 행사 담당자는 진이 빠진다. 업체마다 연락해 견적을 받고, 결재용 보고서를 만들고, 버스와 현수막까지 따로 챙겨야 하기 때문이다.

워크숍 플랫폼 위버(weebur, 대표 이수아)는 이 수작업을 덜어내기 위해 서비스 구조를 플랫폼에서 솔루션으로 바꾸고, 10월 6일 ‘올인원 단체 행사 솔루션’을 정식 오픈했다고 밝혔다.

◇ AI 시대에도 여전히 수작업인 행사 준비

단체행사 준비는 AI가 일상이 된 지금도 대부분 수작업이다. B2B 행사 정보는 온라인에 잘 정리돼 있지 않고, 기업마다 맞춤 정보가 필요하기 때문이다. 담당자는 날짜와 금액 문의부터 내부 보고용 자료, 이동수단·인쇄물·식사·명찰까지 직접 알아본다. 결정권자는 처음부터 1차 기획안을 원하지만, 행사 준비에 익숙하지 않은 담당자는 예산도 장소도 가늠하기 어렵다.

◇ 대신 일해 보고서야 보인 문제

정작 위버가 실시한 고객 인터뷰에서 담당자들은 이를 문제로 꼽지 않았다. 위버가 이 문제를 확인한 것은 2024년 장소 카테고리를 열며 무료 기획·대행 서비스 ‘원스탑위버’를 약 3년간 운영하면서다. 실제 업무를 대신해 보니 견적을 받은 뒤에도 보고서 작성과 행사 준비를 위해 수많은 정보를 모아야 했고, 행사 한 건에 수십~수백 개의 질문이 오갔다. 구매자(행사 담당자)와 판매자(숙소·프로그램 업체) 모두 같은 반복 업무에 시달리고 있었다.

◇ ‘예약할 수 있다’를 넘어 ‘일을 덜어낸다’

이번 솔루션은 원스탑위버에서 사람이 대신하던 과정을 기술로 풀어낸 결과다. 행사 조건을 한 번 입력하면 AI가 맞춤 장소·프로그램을 추천하고, 여러 곳에 한 번에 견적을 요청할 수 있다. 받은 견적은 보고용 비교표로 자동 정리되고, 예약하면 현장 운영 핸드북이 만들어진다. 버스·현수막·단체보험도 대략적인 금액이 자동으로 산출되며, 견적까지 받아 통합 견적서를 만들 수 있다. 판매자 역시 견적서만 발행하면 비교표와 핸드북이 자동으로 채워져 반복 응대가 줄어든다.

위버가 겨냥하는 것은 에이전시가 다루지 않는 영역이다. 에이전시는 예산이 큰 대형·마케팅 행사가 주력이다. 위버는 에이전시까지는 필요 없지만 담당자가 오래 시달려야 하는 대다수 기업의 워크숍·단합대회·교육 행사를 자동화로 해결한다는 계획이다.

위버는 기업 HR 영역에서 10년간 플랫폼 서비스를 운영하며 스타트업부터 대기업까지 6500여 개 기업, 3만 건 이상의 행사를 함께했다. 그동안 쌓은 경험과 데이터가 이번 전환의 바탕이 됐다.

이수아 위버 대표는 “이번 오픈은 시작이다. 당연해서 불편함이라고 인지하지 못했던 행사 준비의 수고를 계속 자동화해 나가겠다”고 말했다.

위버 소개

‘워크숍 플랫폼’으로 알려진 위버(weebur)는 기업·단체의 워크숍·단합대회·체육대회 등 행사를 한 번에 준비하는 올인원 단체 행사 플랫폼이다.